Многие службы технической поддержки для оформления темы сообщений используют шаблон "объект - отклонение". Первая часть задает то, с чем возникла проблема. Часть "отклонение" задает отклонение от ожидаемого поведения.

Не стоит писать: “Помогите, у меня русские буквы не отображаются”. Лучше написать: “В Windows XP SP2 проблема с кириллическим шрифтом”. Можно также написать: “В Windows XP SP2 шрифты – неправильное отображение”.

Написание темы сообщения с помощью шаблона "объект - отклонение" позволяет более детально понять проблему. Пользователь, который получит сообщение с такой темой, поймет, какая именно проблема у вас возникла.

Необходимо сделать так, чтобы тема хорошо отражала суть вопроса. Тогда тот, кто будет просматривать архив и искать ответ на подобный вопрос, сможет найти то обсуждение, которое приведет к ответу, а не будет посылать вопрос заново.

Нужно свести к минимуму цитирование предыдущих сообщений, так, чтобы новые пользователи поняли, о чем шла речь.

Следует также упростить посылку ответа.

Если завершать вопрос фразой "Пожалуйста, отправляйте ответ по адресу... ", то получение ответа будет маловероятным. Просить ответить по электронной почте на форуме очень невежливо. Это будет уместно только, когда информация окажется конфиденциальной. Если нужно получить уведомление по электронной почте о том, что был получен ответ на форуме, можно запросить такое уведомление в интерфейсе форума. Эта возможность поддерживается почти везде в виде опций «уведомлять по почте», «следить за обсуждением» и т.п. Следует писать понятным языком и соблюдать правила лексики и грамматики.

Экспериментально установлено, что люди, которые пишут небрежно и невнимательно, скорее всего, так же небрежны и невнимательны в своих мыслях и в программном коде. Давать ответы на вопросы людей, небрежно мыслящих и невнимательных – неблагодарное занятие, лучше свое время потратить на другие занятия.

Поэтому большое значение имеет правильность и четкость формулировки вопроса. Если человек, задающий вопрос, не хочет уделять этому внимание, то никто не захочет уделять свое внимание такому вопросу. Нужно постараться сформулировать свой вопрос правильным языком. На многих форумах ценится неформальный, полный юмора и сленга язык, который используют правильно. Но вместе с этим, нужно четко выражать свои мысли, демонстрировать хоть какие-нибудь признаки внимания и вдумчивости.

Нужно соблюдать правила пунктуации, синтаксиса и использования прописных букв.

Не стоит писать все в верхнем регистре, так как это считается грубостью и воспринимается как крик. Писать все в нижнем регистре тоже не нужно, поскольку так сложнее читать.

Если вопрос будет написан на уровне бреда сумасшедшего или детского лепета, то такой вопрос будет проигнорирован. Написание вопроса в стиле малолетних "хацкеров" безнадежно, и в ответ можно получить только тишину. Если вопрос отправляется не на форум, а на e-mail службы поддержки или знакомому знатоку этого вопроса, то его нужно отправлять в формате, который будет всем понятен.

Если человек, задающий вопрос, искусственно затруднит чтение вопроса, то это может привести к тому, что он не получит ответа на свой вопрос. Ведь, проще ответить на правильно заданный вопрос, чем на вопрос такого типа.

Итак, нужно запомнить некоторые правила, которые позволят правильно составить вопрос на форуме. Во-первых, сообщение нужно отправлять не в формате HTML, а в виде обычного текста. Во-вторых, MIME-приложения являются допустимыми, но только если в них есть реальное содержание (к примеру, прилагается файл исправлений или исходный текст), а не генерируются автоматически почтовым клиентом. Также, лучше не отсылать документы в патентованных, закрытых форматах типа Microsoft Excel или Word. У многих нет никакого желания возиться с ними.

Если используется почтовый клиент с графическим интерфейсом (к примеру, MS Outlook, Netscape Messenger и им подобные), нужно помнить, что он может нарушить эти правила при пользовании стандартными установками. Большинство таких клиентов имеет команду типа "View Source" в своем меню. С ее помощью можно проверить сообщения и убедиться, что в них посылается обычный текст.